Guía para clubes deportivos

Para la presidencia y el equipo de un club. El expediente del club ordena todo lo que pide la norma para obtener y mantener el reconocimiento deportivo, y lo deja a la vista de la liga y de la entidad oficial.

El camino al reconocimiento

El Resumen del expediente muestra en qué etapa está el club y qué le falta:

1. Constitución

El club se está organizando: faltan datos, afiliados, órganos o documentos mínimos.

2. Listo para solicitar

El expediente está completo para pedir el reconocimiento deportivo.

3. Solicitud radicada

Ya se radicó ante el ente deportivo municipal y se espera la resolución.

4. Reconocido

Tiene resolución vigente. La plataforma avisa antes de que venza para renovarla a tiempo.

Debajo aparece la lista de lo que falta, cada punto con el enlace para resolverlo, y el porcentaje de avance.

Datos del club

Nombre, tipo de club, deporte y disciplinas, municipio, sede o lugar de práctica, representante, forma de administración, personería jurídica, NIT y los datos del reconocimiento (número de resolución, fecha de ejecutoria y vigencia en años).

En deportes sin sala (vela, por ejemplo) se registra el lugar de práctica: playa, bahía o escenario donde entrena el club.

Deportistas afiliados

1. En Afiliados, escribe el documento o el nombre del deportista y agrégalo. Debe tener su ficha en la plataforma (se registra en deportesavc.com/registro/deportista/). Un deportista solo puede estar afiliado a un club a la vez.
2. Imprime el formato de afiliación y aceptación (uno por deportista, todos, o en blanco) para que lo firmen.
3. Carga el formato firmado como documento del deportista.

El enlace Listado de deportistas del Resumen lo deja listo para imprimir y firmar, como lo pide la norma. Estructura para certificar trae la directiva vigente con sus datos de contacto.

Órganos y dignatarios

Registra a cada dignatario en su órgano (administración, control, comisión disciplinaria, técnica…): cargo, documento, contacto, periodo (inicio y fin) y cuántos periodos consecutivos lleva. Para el revisor fiscal, la tarjeta profesional; para quien lo requiera, la capacitación acreditada.

Documentos

Cada requisito de la norma tiene su espacio. Carga el archivo (PDF, imagen, Word o Excel, hasta 15 MB) con su fecha. La liga lo revisa y lo aprueba o lo devuelve con una observación; si lo devuelve, carga la versión corregida. Las versiones anteriores quedan guardadas.

Acciones correctivas

Cuando algo no cumple, se registra una acción: qué se va a corregir, para cuándo y, al final, la evidencia. Así la liga y la entidad ven que el club está actuando, no solo lo que le falta.

Radicar la solicitud de reconocimiento

1. Con el club en «Listo para solicitar», abre el Expediente de otorgamiento (enlace en el Resumen): el índice con cada requisito y su estado, listo para imprimir.
2. Radica el expediente ante el ente deportivo municipal.
3. En Datos, registra la fecha de radicación, el número de radicado y la entidad. La etapa pasa a «Solicitud radicada».
4. Cuando llegue la resolución, registra su número y fecha de ejecutoria: el club queda «Reconocido» y la plataforma calcula el vencimiento.

Micrositio público

Cada club tiene una página pública en deportesavc.com/clubes/…. En la sección Micrositio editas logo, colores, contacto, horarios y redes, y decides si mostrar el estado del expediente y la directiva. Mientras no la marques como publicada, solo la ve tu equipo.

Asambleas: convocar, reunirse y levantar el acta

La plataforma es canal de convocatoria: la resolución llega a cada afiliado por correo, queda constancia de cuándo se envió y cuándo la abrió, y la ven también la liga y la entidad oficial del territorio. Las reglas siguen el Manual de Asambleas para Organismos Deportivos de Coldeportes (Oficina de Inspección, Vigilancia y Control); los estatutos mandan.

Clases de reunión

Ordinaria

Una vez al año, a más tardar en la época que fijan los estatutos (en silencio, los tres primeros meses). Si estudia estados financieros: 15 días hábiles de antelación.

Extraordinaria

Asuntos urgentes o específicos. 5 días comunes de antelación (o lo que digan los estatutos), orden del día obligatorio y sin «proposiciones y varios»: lo que se decida en ese punto es ineficaz.

Extraordinaria con carácter de ordinaria

Cuando la ordinaria no se hizo a tiempo: trata los temas de la ordinaria con su antelación y su medio.

Segunda convocatoria

Reemplaza una reunión que no tuvo quórum. Entre 10 y 30 días hábiles después; decide con cualquier número plural.

Por derecho propio

Si la ordinaria no se convocó a tiempo: el primer día hábil de abril a las 10 a. m., en las oficinas del domicilio, sin convocatoria.

Universal

Todos los afiliados habilitados presentes; sin convocatoria. Con uno que falte, lo decidido es ineficaz.

Constitución y reconstitución

Las convoca el comité provisional por resolución firmada por sus miembros, citando la resolución que lo designó. Presidente y secretario ad hoc.

No presencial o mixta

Por medios tecnológicos que permitan deliberar a todos; el acta se asienta dentro de los 30 días.

Paso a paso

1. Una vez, en Asambleas → Reglas de los estatutos, ajusta antelaciones, mes límite de la ordinaria, quórum, si se trabaja el sábado, el medio estatutario y si se exige anexar documentos. Si los estatutos no prevén el correo o la plataforma, convoca también por el medio que dicen.
2. Convocar asamblea: elige la clase, la fecha, el lugar (en el domicilio) y quién convoca. El botón Usar el orden sugerido trae el orden del día de los modelos del Manual.
3. Revisa la verificación: en rojo lo que haría ineficaz la convocatoria (antelación, contenido mínimo, «proposiciones y varios» en extraordinaria…), en amarillo lo que conviene revisar. Los plazos se cuentan desde el día siguiente a la convocatoria hasta el día anterior a la reunión, sin domingos ni festivos de Colombia.
4. Carga los anexos (informe de labores, estados financieros, acta anterior, proyectos) y pulsa Convocar y enviar. Una vez convocada no se puede desconvocar: solo suspender o aplazar.
5. Imprime la lista de verificación de asistencia y el modelo de acreditación para los delegados.
6. El día de la reunión marca quién asistió (o por delegado), quién está a paz y salvo y quién está suspendido. La plataforma calcula el quórum sobre los habilitados y los votos necesarios (mitad más uno y dos terceras partes de los presentes).
7. Registra el resultado: realizada, sin quórum (te lleva a preparar la segunda convocatoria), suspendida o aplazada.
8. Si es electiva, en Elecciones registra por cada cargo los postulados y sus votos («Nombre; documento; votos», uno por línea). Queda elegido quien obtiene más votos; si hay empate, nadie queda marcado hasta que lo resuelvan como digan los estatutos.
9. Usa el borrador del acta, que ya trae la asistencia, el quórum y las tablas de elección, recógele las firmas del presidente y el secretario, y cárgala. Si fue electiva, el acta y la resolución quedan en Documentos para la revisión de la liga, y la plataforma recuerda inscribir la elección. Con Pasar los elegidos a Órganos y dignatarios quedan en el expediente con su periodo, sin digitarlos de nuevo; luego el órgano de administración asigna los cargos y nombra el tercer miembro de la comisión disciplinaria.

Cada afiliado convocado puede descargar desde su enlace la acreditación ya llena con sus datos, para entregársela a su delegado.

Fuente de los modelos (anexos 1 a 7, 9, 10 y 11): Manual de Asambleas para Organismos Deportivos del Deporte Asociado, Coldeportes (hoy Ministerio del Deporte), Oficina de Inspección, Vigilancia y Control. Como lo dice el propio Manual, su uso no es obligatorio y deben ajustarse a los estatutos. La verificación es una ayuda: no reemplaza la revisión de los estatutos ni la asesoría jurídica del organismo.

Novedades y alertas

En Clubes y ligas → Novedades aparece lo que pasa en los clubes y ligas que te corresponden. El menú muestra cuántas son nuevas desde tu última visita.

Club nuevo

Un club se registró en tu territorio o en tu liga. Llega por correo de inmediato.

Afiliación

Un club pidió afiliación a la liga (inmediata, porque la liga debe revisarla), o la liga la aceptó o la devolvió.

Reconocimiento deportivo

Vence en 90 días, en 30 días (inmediata) o ya venció (inmediata).

Periodo de dignatarios

Termina en 60 días o ya terminó (inmediata): el club debe elegir y registrar los nuevos.

Asambleas

Un organismo convocó o registró el acta de una asamblea; se acerca el último día para convocar la ordinaria (inmediata a 7 días); procede la reunión por derecho propio (inmediata); falta cargar un acta.

Sin actualizar

El club lleva más de seis meses sin cargar documentos ni afiliados.

Calendario de competencias

Se agregó o cambió una competencia del deporte (fechas, sede, estado: inmediata si ya estaba confirmada o se cancela); un plazo vence en 30 días, en 7 (inmediata) o hoy (inmediata); un rango previsto empieza en 60 o 15 días (inmediata) sin fechas confirmadas; una competencia confirmada empieza en 30 o 7 días (inmediata).

Calendario de competencias

En Clubes y ligas → Calendario está el esqueleto del año: Juegos Nacionales y Paranacionales, Juegos Comunales, campeonatos y clasificatorios de la federación, torneos de la liga y convocatorias como Atleta Apoyado.

Rango previsto y fechas confirmadas

Los planes oficiales fijan rangos («segundo semestre de 2026», «entre el 1 jun 2026 y el 15 sep 2027») y las instituciones los mueven para no superponerse. Cada competencia se carga temprano con su rango, tal como lo dice la fuente, y se confirman las fechas cuando se acercan. Mientras esté en rango aparece como tentativa.

Plazos

Intención de participación, inscripción numérica, lista larga, inscripción nominal, entrega de resultados departamentales… Cada plazo dice a quién le toca (ente departamental, liga, clubes, federación) y avisa a 30 y a 7 días.

Historial

Cada cambio de fechas, sede o estado queda registrado con quién lo hizo, y se avisa a las ligas del deporte y a las entidades de su territorio.

Quién lo edita

La liga, su propio calendario; el instituto departamental, las competencias de su departamento (juegos departamentales, convocatorias); Deportes AVC y MinDeporte, las nacionales e internacionales.

Tu equipo: quién entra y quién sale

Cada el club tiene su propio equipo de personas con acceso. Quienes lo administran deciden quién entra, sin tener que escribirle a la administración de Deportes AVC.

Cómo entra alguien nuevo

1. La persona entra a deportesavc.com/registro/, elige el tipo («Club deportivo») y busca a el club en la lista «¿… ya aparece aquí?». Si ya tiene cuenta, entra con ella y usa «Pedir acceso».
2. A quienes administran el equipo les llega un correo y la solicitud aparece en Equipo → Solicitudes por revisar.
3. Revisan que la persona sí trabaje con ustedes y pulsan Aprobar eligiendo si edita el expediente o solo consulta, o Rechazar con un motivo.
4. La persona recibe un correo y desde ese momento ve la información.

Cuando alguien sale

En Equipo → Miembros, pulsa Retirar: deja de ver la información de inmediato. Si vuelve, Reactivar le devuelve el acceso.

Administradores

• Nombrar administrador le da a otro miembro el poder de aprobar y retirar. Conviene que haya al menos dos, por si uno sale.
• El equipo nunca queda sin administrador: la plataforma no deja retirar ni quitar al único que hay. Nombra primero a otra persona.
• El primer administrador lo designa la administración de Deportes AVC al aprobar la primera solicitud, con el soporte de su cargo.

¿Algo no está claro o no funciona como dice aquí? Escríbenos a info@deportesavc.com o radica una PQRS.