Guía para ligas
Para la presidencia y el equipo de una liga deportiva. La liga revisa a sus clubes (afiliación, documentos y expediente), lleva su propio expediente y prepara lo que le piden la federación y la entidad oficial.
El panel de la liga
En Clubes y ligas entras al panel de tu liga. En Resumen ves cuántos clubes están en pleno uso de sus derechos frente al mínimo que exige la norma, y en Clubes la lista de tus clubes con su estado y su avance.
La liga ve y edita el expediente de todos sus clubes: puede ayudarles a cargar lo que falta. Con Registrar un club deportivo creas un club que aún no está en la plataforma.
Aceptar o devolver afiliaciones
- Cuando un club pide afiliarse, te llega un correo y queda en Novedades.
- Abre el club: en su Resumen aparece la afiliación «en revisión de la liga».
- Revisa su expediente y pulsa Aceptar la afiliación, o escribe la observación (qué debe corregir) y pulsa Devolver.
- El club ve la decisión en su panel; la entidad oficial del territorio la ve en sus novedades.
Revisar documentos de los clubes
En el expediente de cada club, sección Documentos, cada requisito muestra el archivo que cargó el club. La liga lo abre y lo aprueba o lo devuelve con una observación. Queda registrado quién lo revisó y cuándo.
El expediente de la liga
La liga tiene su propio expediente con las mismas secciones que el de un club: Datos, Órganos y dignatarios, Documentos y Acciones correctivas. El resumen te dice qué falta frente a la norma.
- Órganos: registra cada dignatario con su cargo, documento y periodo (inicio y fin). Al acercarse el fin del periodo, la plataforma avisa.
- Acciones correctivas: lo que la liga se compromete a corregir, con fecha y evidencia de cumplimiento.
Certificaciones e impresos
- Relación de clubes afiliados
- La lista de clubes afiliados para el certificado del revisor fiscal.
- Estructura para certificar
- La estructura vigente con datos de contacto, para la certificación del presidente y del revisor fiscal.
Los enlaces están en el Resumen del expediente y se abren listos para imprimir o guardar en PDF desde el navegador.
Micrositio público
Cada liga tiene una página pública en deportesavc.com/ligas/… con su información y la lista de sus clubes que tienen micrositio publicado. En la sección Micrositio del expediente editas logo, colores, contacto y redes, y decides si mostrar el estado del expediente y la directiva. Mientras no la marques como publicada, solo la ve tu equipo.
Asambleas: convocar, reunirse y levantar el acta
La plataforma es canal de convocatoria: la resolución llega a cada club afiliado por correo, queda constancia de cuándo se envió y cuándo la abrió, y la ven también la liga y la entidad oficial del territorio. Las reglas siguen el Manual de Asambleas para Organismos Deportivos de Coldeportes (Oficina de Inspección, Vigilancia y Control); los estatutos mandan.
Clases de reunión
- Ordinaria
- Una vez al año, a más tardar en la época que fijan los estatutos (en silencio, los tres primeros meses). Si estudia estados financieros: 15 días hábiles de antelación.
- Extraordinaria
- Asuntos urgentes o específicos. 5 días comunes de antelación (o lo que digan los estatutos), orden del día obligatorio y sin «proposiciones y varios»: lo que se decida en ese punto es ineficaz.
- Extraordinaria con carácter de ordinaria
- Cuando la ordinaria no se hizo a tiempo: trata los temas de la ordinaria con su antelación y su medio.
- Segunda convocatoria
- Reemplaza una reunión que no tuvo quórum. Entre 10 y 30 días hábiles después; decide con cualquier número plural.
- Por derecho propio
- Si la ordinaria no se convocó a tiempo: el primer día hábil de abril a las 10 a. m., en las oficinas del domicilio, sin convocatoria.
- Universal
- Todos los afiliados habilitados presentes; sin convocatoria. Con uno que falte, lo decidido es ineficaz.
- Constitución y reconstitución
- Las convoca el comité provisional por resolución firmada por sus miembros, citando la resolución que lo designó. Presidente y secretario ad hoc.
- No presencial o mixta
- Por medios tecnológicos que permitan deliberar a todos; el acta se asienta dentro de los 30 días.
Paso a paso
- Una vez, en Asambleas → Reglas de los estatutos, ajusta antelaciones, mes límite de la ordinaria, quórum, si se trabaja el sábado, el medio estatutario y si se exige anexar documentos. Si los estatutos no prevén el correo o la plataforma, convoca también por el medio que dicen.
- Convocar asamblea: elige la clase, la fecha, el lugar (en el domicilio) y quién convoca. El botón Usar el orden sugerido trae el orden del día de los modelos del Manual.
- Revisa la verificación: en rojo lo que haría ineficaz la convocatoria (antelación, contenido mínimo, «proposiciones y varios» en extraordinaria…), en amarillo lo que conviene revisar. Los plazos se cuentan desde el día siguiente a la convocatoria hasta el día anterior a la reunión, sin domingos ni festivos de Colombia.
- Carga los anexos (informe de labores, estados financieros, acta anterior, proyectos) y pulsa Convocar y enviar. Una vez convocada no se puede desconvocar: solo suspender o aplazar.
- Imprime la lista de verificación de asistencia y el modelo de acreditación para los delegados.
- El día de la reunión marca quién asistió (o por delegado), quién está a paz y salvo y quién está suspendido. La plataforma calcula el quórum sobre los habilitados y los votos necesarios (mitad más uno y dos terceras partes de los presentes).
- Registra el resultado: realizada, sin quórum (te lleva a preparar la segunda convocatoria), suspendida o aplazada.
- Si es electiva, en Elecciones registra por cada cargo los postulados y sus votos («Nombre; documento; votos», uno por línea). Queda elegido quien obtiene más votos; si hay empate, nadie queda marcado hasta que lo resuelvan como digan los estatutos.
- Usa el borrador del acta, que ya trae la asistencia, el quórum y las tablas de elección, recógele las firmas del presidente y el secretario, y cárgala. Si fue electiva, el acta y la resolución quedan en Documentos para la revisión de la liga, y la plataforma recuerda inscribir la elección ante la Gobernación. Con Pasar los elegidos a Órganos y dignatarios quedan en el expediente con su periodo, sin digitarlos de nuevo; luego el órgano de administración asigna los cargos y nombra el tercer miembro de la comisión disciplinaria.
Cada afiliado convocado puede descargar desde su enlace la acreditación ya llena con sus datos, para entregársela a su delegado.
Fuente de los modelos (anexos 1 a 7, 9, 10 y 11): Manual de Asambleas para Organismos Deportivos del Deporte Asociado, Coldeportes (hoy Ministerio del Deporte), Oficina de Inspección, Vigilancia y Control. Como lo dice el propio Manual, su uso no es obligatorio y deben ajustarse a los estatutos. La verificación es una ayuda: no reemplaza la revisión de los estatutos ni la asesoría jurídica del organismo.
Novedades y alertas
En Clubes y ligas → Novedades aparece lo que pasa en los clubes y ligas que te corresponden. El menú muestra cuántas son nuevas desde tu última visita.
- Club nuevo
- Un club se registró en tu territorio o en tu liga. Llega por correo de inmediato.
- Afiliación
- Un club pidió afiliación a la liga (inmediata, porque la liga debe revisarla), o la liga la aceptó o la devolvió.
- Reconocimiento deportivo
- Vence en 90 días, en 30 días (inmediata) o ya venció (inmediata).
- Periodo de dignatarios
- Termina en 60 días o ya terminó (inmediata): el club debe elegir y registrar los nuevos.
- Asambleas
- Un organismo convocó o registró el acta de una asamblea; se acerca el último día para convocar la ordinaria (inmediata a 7 días); procede la reunión por derecho propio (inmediata); falta cargar un acta.
- Sin actualizar
- El club lleva más de seis meses sin cargar documentos ni afiliados.
- Calendario de competencias
- Se agregó o cambió una competencia del deporte (fechas, sede, estado: inmediata si ya estaba confirmada o se cancela); un plazo vence en 30 días, en 7 (inmediata) o hoy (inmediata); un rango previsto empieza en 60 o 15 días (inmediata) sin fechas confirmadas; una competencia confirmada empieza en 30 o 7 días (inmediata).
Calendario de competencias
En Clubes y ligas → Calendario está el esqueleto del año: Juegos Nacionales y Paranacionales, Juegos Comunales, campeonatos y clasificatorios de la federación, torneos de la liga y convocatorias como Atleta Apoyado.
- Rango previsto y fechas confirmadas
- Los planes oficiales fijan rangos («segundo semestre de 2026», «entre el 1 jun 2026 y el 15 sep 2027») y las instituciones los mueven para no superponerse. Cada competencia se carga temprano con su rango, tal como lo dice la fuente, y se confirman las fechas cuando se acercan. Mientras esté en rango aparece como tentativa.
- Plazos
- Intención de participación, inscripción numérica, lista larga, inscripción nominal, entrega de resultados departamentales… Cada plazo dice a quién le toca (ente departamental, liga, clubes, federación) y avisa a 30 y a 7 días.
- Historial
- Cada cambio de fechas, sede o estado queda registrado con quién lo hizo, y se avisa a las ligas del deporte y a las entidades de su territorio.
- Quién lo edita
- La liga, su propio calendario; el instituto departamental, las competencias de su departamento (juegos departamentales, convocatorias); Deportes AVC y MinDeporte, las nacionales e internacionales.
Tu equipo: quién entra y quién sale
Cada la liga tiene su propio equipo de personas con acceso. Quienes lo administran deciden quién entra, sin tener que escribirle a la administración de Deportes AVC.
Cómo entra alguien nuevo
- La persona entra a deportesavc.com/registro/, elige el tipo («Liga») y busca a la liga en la lista «¿… ya aparece aquí?». Si ya tiene cuenta, entra con ella y usa «Pedir acceso».
- A quienes administran el equipo les llega un correo y la solicitud aparece en Equipo → Solicitudes por revisar.
- Revisan que la persona sí trabaje con ustedes y pulsan Aprobar, o Rechazar con un motivo.
- La persona recibe un correo y desde ese momento ve la información.
Cuando alguien sale
En Equipo → Miembros, pulsa Retirar: deja de ver la información de inmediato. Si vuelve, Reactivar le devuelve el acceso.
Administradores
- Nombrar administrador le da a otro miembro el poder de aprobar y retirar. Conviene que haya al menos dos, por si uno sale.
- El equipo nunca queda sin administrador: la plataforma no deja retirar ni quitar al único que hay. Nombra primero a otra persona.
- El primer administrador lo designa la administración de Deportes AVC al aprobar la primera solicitud, con el soporte de su cargo.
¿Algo no está claro o no funciona como dice aquí? Escríbenos a info@deportesavc.com o radica una PQRS.