Guía para entidades oficiales
Para Indeportes, las secretarías de deporte de las alcaldías y MinDeporte. Deportes AVC le da a la entidad una vista de lo que pasa en su territorio: ligas, clubes, deportistas y programas de apoyo, con la información que cargan los propios organismos.
El panel del territorio
Al entrar, Clubes y ligas muestra lo de tu territorio, de todos los deportes:
- Instituto departamental: las ligas del departamento y los clubes de todos sus municipios.
- Secretaría municipal o distrital: los clubes de su municipio.
- MinDeporte: todo el país.
Arriba están las cifras: cuántos clubes, cuántas ligas y cuántos clubes están en pleno uso de sus derechos (reconocimiento vigente y expediente al día). Los filtros Billar · Vela… separan por deporte y disciplina.
Ver el expediente de un club o una liga
Toca el nombre de un club o una liga. El expediente muestra:
- Resumen
- En qué punto va del camino al reconocimiento deportivo: Constitución → Listo para solicitar → Solicitud radicada → Reconocido, con el avance y lo que le falta.
- Datos
- Representante, dirección, reconocimiento (resolución, fecha, vigencia), personería y NIT.
- Afiliados
- Los deportistas del club.
- Órganos
- Dignatarios por órgano (administración, control, comisión disciplinaria, técnica…) y sus periodos.
- Documentos
- Cada requisito de la norma, con su estado: cargado, aprobado por la liga o devuelto.
- Acciones correctivas
- Lo que el club se comprometió a corregir y su avance.
- Asambleas
- Las convocatorias con su constancia de envío y lectura, la asistencia, el quórum y el acta. La plataforma alerta si un organismo no convoca la ordinaria a tiempo o no carga el acta.
Novedades y alertas
En Clubes y ligas → Novedades aparece lo que pasa en los clubes y ligas que te corresponden. El menú muestra cuántas son nuevas desde tu última visita.
- Club nuevo
- Un club se registró en tu territorio o en tu liga. Llega por correo de inmediato.
- Afiliación
- Un club pidió afiliación a la liga (inmediata, porque la liga debe revisarla), o la liga la aceptó o la devolvió.
- Reconocimiento deportivo
- Vence en 90 días, en 30 días (inmediata) o ya venció (inmediata).
- Periodo de dignatarios
- Termina en 60 días o ya terminó (inmediata): el club debe elegir y registrar los nuevos.
- Asambleas
- Un organismo convocó o registró el acta de una asamblea; se acerca el último día para convocar la ordinaria (inmediata a 7 días); procede la reunión por derecho propio (inmediata); falta cargar un acta.
- Sin actualizar
- El club lleva más de seis meses sin cargar documentos ni afiliados.
- Calendario de competencias
- Se agregó o cambió una competencia del deporte (fechas, sede, estado: inmediata si ya estaba confirmada o se cancela); un plazo vence en 30 días, en 7 (inmediata) o hoy (inmediata); un rango previsto empieza en 60 o 15 días (inmediata) sin fechas confirmadas; una competencia confirmada empieza en 30 o 7 días (inmediata).
Calendario de competencias
En Clubes y ligas → Calendario está el esqueleto del año: Juegos Nacionales y Paranacionales, Juegos Comunales, campeonatos y clasificatorios de la federación, torneos de la liga y convocatorias como Atleta Apoyado.
- Rango previsto y fechas confirmadas
- Los planes oficiales fijan rangos («segundo semestre de 2026», «entre el 1 jun 2026 y el 15 sep 2027») y las instituciones los mueven para no superponerse. Cada competencia se carga temprano con su rango, tal como lo dice la fuente, y se confirman las fechas cuando se acercan. Mientras esté en rango aparece como tentativa.
- Plazos
- Intención de participación, inscripción numérica, lista larga, inscripción nominal, entrega de resultados departamentales… Cada plazo dice a quién le toca (ente departamental, liga, clubes, federación) y avisa a 30 y a 7 días.
- Historial
- Cada cambio de fechas, sede o estado queda registrado con quién lo hizo, y se avisa a las ligas del deporte y a las entidades de su territorio.
- Quién lo edita
- La liga, su propio calendario; el instituto departamental, las competencias de su departamento (juegos departamentales, convocatorias); Deportes AVC y MinDeporte, las nacionales e internacionales.
Seguimiento de deportistas apoyados
Si la entidad tiene programas de apoyo (por ejemplo, «Indeportes Atlántico · Apoyo al deportista»), en Institutos los ve con sus deportistas.
- Agregar deportista: elige el club deportivo y luego al deportista entre sus afiliados, o búscalo por nombre o documento entre los afiliados de los clubes de tu territorio. Si no aparece, su club debe afiliarlo primero en su expediente.
- El deportista ve el programa en Mis apoyos y autoriza que el programa vea su información. Hasta que autorice, aparece como pendiente.
- Con la autorización, ves su entrenamiento con evidencia sellada (sesiones por semana frente a la meta del programa), su actividad y los otros apoyos que declara.
- El reporte CSV del mes trae una fila por cada actividad de los deportistas que autorizaron, para tus informes.
El entrenamiento con evidencia lleva fotos con un código que la plataforma da en ese momento y la hora del servidor: no se puede inventar después.
Datos personales
Como entidad pública, puedes tratar la información de los deportistas de tus programas en ejercicio de tus funciones, y el deportista ya autorizó al programa al entrar. Lo que no se puede es compartirla con terceros sin autorización o sin una norma que lo permita.
- Los datos de salud o discapacidad son sensibles: requieren autorización expresa.
- Los de menores de edad los autoriza su representante legal.
- Descarga solo lo que necesites para el informe y guárdalo en los sistemas de la entidad.
Esto es orientación general, no asesoría jurídica: ante dudas, consulta a la oficina jurídica de la entidad.
Tu equipo: quién entra y quién sale
Cada la entidad tiene su propio equipo de personas con acceso. Quienes lo administran deciden quién entra, sin tener que escribirle a la administración de Deportes AVC.
Cómo entra alguien nuevo
- La persona entra a deportesavc.com/registro/, elige el tipo («Entidad oficial») y busca a la entidad en la lista «¿… ya aparece aquí?». Si ya tiene cuenta, entra con ella y usa «Pedir acceso».
- A quienes administran el equipo les llega un correo y la solicitud aparece en Equipo → Solicitudes por revisar.
- Revisan que la persona sí trabaje con ustedes y pulsan Aprobar, o Rechazar con un motivo.
- La persona recibe un correo y desde ese momento ve la información.
Cuando alguien sale
En Equipo → Miembros, pulsa Retirar: deja de ver la información de inmediato. Si vuelve, Reactivar le devuelve el acceso.
Administradores
- Nombrar administrador le da a otro miembro el poder de aprobar y retirar. Conviene que haya al menos dos, por si uno sale.
- El equipo nunca queda sin administrador: la plataforma no deja retirar ni quitar al único que hay. Nombra primero a otra persona.
- El primer administrador lo designa la administración de Deportes AVC al aprobar la primera solicitud, con el soporte de su cargo.
Propuestas en revisión
Algunas funciones se muestran primero como prototipo para que la entidad dé sus directrices antes de construirlas; por ejemplo, el informe técnico de delegación. Al final de cada propuesta hay un formulario de observaciones: lo que escriban define cómo se construye.
¿Algo no está claro o no funciona como dice aquí? Escríbenos a info@deportesavc.com o radica una PQRS.